Funktioner för administratörer och ekonomer

Anpassa Bezala efter din organisations unika behov.
Automatisera dataöverföringar genom integrationer och spara värdefull tid för hela teamet.
Administratörer Ekonomer

Bezala sparar tid i varje steg av processen.

Vi har utvecklat Bezala för att hjälpa medarbetare att hantera sina uppgifter så effektivt som möjligt. Eftersom varje organisation har unika behov har vi gjort det enkelt att anpassa Bezala. En optimerad process innebär tidsbesparing i varje led.

Medarbetare

Det enklaste sättet att skicka in kvitton, reseräkningar och hantera företagskortet.

Chefer

Godkänn eller avvisa utgifter med ett enda klick.

Ekonomer

Granska utgifter som är kategoriserade per medarbetare och automatiserade processer.

Administratörer

Anpassa Bezala efter organisationens behov och automatisera dataöverföringar genom smidiga integrationer.

Anpassningsbart för att möta din organisations specifika behov.

Varje land har sitt eget sätt att hantera utgiftsersättningar, tillsammans med andra lokala ekonomiska skillnader. Därför uppskattar jag verkligen möjligheten att anpassa inställningar och godkännandeflöden per land. När konfigurationerna väl är korrekt inställda skickas utgifterna automatiskt till rätt godkännare – vilket sparar tid och säkerställer regelefterlevnad.

Jonna Kähkönen, Development Manager - Finance Systems, Nortal

Att implementera Bezala var enkelt, och processen från fakturering till betalning fungerar smidigt. Medarbetarna får e-postpåminnelser om väntande ärenden, vilket påskyndar utgiftsersättningarna. Kundsupporten har varit enastående, med snabba och effektiva svar varje gång.

Kati Manninen, HR Director, Delete

Att implementera Bezala var snabbt och enkelt. Våra användare kunde komma igång utan någon formell utbildning tack vare Bezalas intuitiva design. Responsen har varit överväldigande positiv, och lösningen har uppfyllt våra behov på ett enastående sätt.

Kirsi Suominen, Finance and IT Manager, STTK

Administratörer

En ny mjukvarulösning innebär alltid en förändring för en organisation.
Därför börjar en positiv upplevelse med en framgångsrik implementering. Nedan har vi samlat viktiga tips för en smidig implementering, tillsammans med andra viktiga ansvarsområden för administratörer.

Onboarding

Att skapa ditt Bezala-konto är mycket enkelt. Vi har skapat en separat sida med en checklista för att vägleda dig genom onboarding-processen.

Mindre företag kan genomföra onboarding självständigt eller med hjälp av sitt redovisningskontor. För större organisationer guidar vi gärna genom vår beprövade onboarding-process i en demo.

Läs mer

Inloggning och autentisering

SSO (Single Sign-On) är det säkraste sättet att logga in, och det är möjligt att använda Google OAuth2, Microsoft 365 eller Okta för autentisering.

Om dessa inte är tillgängliga i din organisation stöds även inloggning med lösenord.

Användare

Du kan hantera användarspecifika inställningar direkt i gränssnittet eller via integrationer. Det går att ställa in standardvärden för kostnadsställen, mil- och traktamentsberäkningar samt föredraget språk.

Tillfälliga användare
Tillfälliga användare kan skicka in utgifter via ett dedikerat formulär, tillgängligt via en länk på företagets sida.

Gruppering av företag

Är du intresserad av att använda samma utgiftsredovisningsprogram för alla företag i din koncern? Det är möjligt! Bezala hjälper till att enhetliggöra processer över hela koncernen. Du kan spara individuella företagsinställningar för varje företag i gruppen.

Läs artikeln: ”10 maata ja yksi Bezala – näin Nortal selkeytti koko konsernin prosesseja yhdellä sovelluksella”

Spara tid i hela din organisation.

Ladda ner guide

Ekonomer

Bezalas uppdrag är att eliminera alla manuella steg i den ekonomiska administrationen. Därför innehåller applikationen dussintals välutvecklade funktioner som effektiviserar processer ur ekonomens perspektiv.

Godkännanden

Godkännande- och granskningsflöden kan anpassas efter ditt företags behov. De kan baseras på användare, utgiftstyp, kostnadsställe, företagets gemensamma regler, beloppsgränser – eller en kombination av dessa.

Vanligtvis inkluderar flödet en innehållsgodkännare och en ekonom. Att godkänna utgifter är enkelt, och att skicka tillbaka ärenden för komplettering är lika smidigt.

Betalningar

Rese- och utgiftsersättningar som läggs till och godkänns i Bezala skickas för betalning antingen som banköverföringar, leverantörsfakturor eller direkt via Bezala Payments-tillägget, beroende på integration.

Utgifter ersätts vanligtvis inom 1–7 dagar efter att de skickats in (beroende på organisationens processer).

Inkomstregister

Nödvändiga utgifter rapporteras till inkomstregistret i slutet av den dag de skickas till redovisning och betalning. Som ett resultat behöver reseräkningar inte längre hanteras via lönehantering.

Bezala gör det också möjligt att avbryta rapporter till inkomstregistret.

Tilläggstjänst

Påminnelser om saknade kvitton

Bezala kan integreras med alla större kreditkortsföretag. Detta gör det möjligt att se inköp som gjorts med företagskort direkt i Bezala, och kortinnehavare får automatiskt påminnelser om saknade kvitton. Vi erbjuder även vår egen företagskortstjänst, Bezala Card, som samlar hanteringen av företagskort och kvitton på samma plattform.

Kostnadsställen

I de flesta ekonomisystem kan kostnadsställen uppdateras automatiskt i Bezala (t.ex. Procountor, NetSuite och D365), eller importeras via Excel under onboarding. Vi kan även hämta kostnadsställen från en SFTP-server, förutsatt att de levereras i ett specifikt format.

Fakturerbara transaktioner

Många av våra kunder behöver fakturera utgifter som uppstått under arbete för en klient. Till exempel kan de vilja visa en klientlista för sina medarbetare i utgiftsformulären. Utgifter kan faktureras vidare via integrationer (t.ex. Severa och Koho) eller genom Excel-rapporter.

Koldioxidredovisning

Med Bezala kan du göra koldioxidredovisning för reserelaterade utgifter direkt i reseräkningsprogrammet.

Bezala ger mer exakta utsläppsberäkningar än vanliga metoder som enbart baseras på ekonomiska värden. Detta uppnås genom att använda bästa praxis för varje typ av utgift.

Vi samlar in den information som behövs för utsläppsberäkning genom kompletterande frågor till medarbetarna.

Tilläggstjänst

BI-rapportering

Ta informationen i Bezala till nästa nivå med hjälp av BI Book. BI Book är ett användarvänligt analys- och rapporteringsverktyg som hjälper dig att bättre utnyttja den information som samlas in i Bezala. Med det kan du enkelt se hur mycket pengar som fortfarande saknar kvitton, vilka användare som har saknade kvitton, eller hur mycket pengar som har spenderats på dagtraktamenten under det senaste året per kontor.

Du kan också dela rapporter med olika visnings- och redigeringsrättigheter till olika användare och grupper.

Tilläggstjänst

Momsåterbetalning från utlandet

Vi erbjuder ett enkelt sätt att ansöka om återbetalning av moms som betalats utomlands, i samarbete med VAT IT Reclaim.

Tillsammans med VAT IT Reclaim hanterar vi momsåterbetalningar med lokala myndigheter. Allt du behöver göra är att ta emot momsåterbetalningen.

Läs mer

Tilläggstjänst

Budgetar / Resplaner

Du kan till exempel begära förhandsgodkännande och följa faktiska utgifter för tjänsteresor eller din årliga marknadsföringsbudget. Förhandsgodkännande av tjänsteresor och deras kostnader är särskilt viktigt i organisationer inom offentlig sektor.

Med funktionen Budgetar kan detta göras enkelt i samma system där du också skickar in reseräkningar. Godkännare får e-postpåminnelser om budgetar som väntar på godkännande.

Vill du veta mer?

Hör av dig så diskuterar vi er organisations behov och funderar tillsammans på hur Bezala kan stötta er – eller ladda ner en broschyr för att bekanta dig i lugn och ro först.

Försäljning

sales@bezala.com

+358405603989

Kundsupport

Behöver du hjälp? Tveka inte att kontakta oss – vårt team finns här för dig!

Bruksanvisningar