Nortal tog Bezala i bruk för att samordna sina ekonomiprocesser. Vi intervjuade Development Manager Jonna Kähkönen om deras erfarenheter av Bezala.
Nortal är ett internationellt företag med 2 000 anställda som levererar IT-konsulttjänster och projektleveranser i 15 länder och 26 kontor i Europa, Nordamerika och GCC-länderna. Under de senaste två decennierna har Nortal genomfört över 100 digitaliseringsproject inom bland annat offentlig sektor, hälsovård och ledande globala företag.
Nortal tog Bezala i bruk 2023. Vi intervjuade Jonna Kähkönen, Development Manager i Nortals interna Finance Systems-team, om behovet av ett nytt kvitto- och reseräkningssystem och hur implementeringen har framskridit under det gångna året.
Nortal – snabbfakta
- 2 000 anställda
- Verksamt i 15 länder
- Använder Bezala i 10 länder
- Levererar IT-konsulttjänster och projektleveranser
Smidighet i systemvalet
För drygt ett år sedan hanterade Nortal kvitton och reseräkningar självständigt i varje land. När behovet av en mer smidig lösning uppstod i ett av Nortals verksamhetsländer bestämde man sig för att undersöka om det fanns en lösning som kunde implementeras bredare inom hela koncernen.
I bästa fall skulle ett välplanerat systemval kunna samordna processer i hela koncernen. Det var dock inte självklart att det ens fanns programvara tillgänglig som kunde användas i så många länder.
Bezala hittades vid en Google-sökning, och valet började luta mot Bezala redan efter det första mötet. Avgörande faktorer var bland annat möjligheten att integrera befintliga företagskort som Nortal redan använde. Bezalas mindre storlek och den smidighet det medför sågs också som en fördel.
”Vi såg det som positivt att företaget växer kontinuerligt och utvecklar programvaran hela tiden. När vi kommunicerade våra behov var Bezala redo att utveckla viktiga funktioner för oss.”
Kähkönen konstaterar också att inte alla önskemål från ett enskilt företag alltid kan uppfyllas.
”Bezala var villiga att prioritera våra viktigaste önskemål, och de övriga kan vi återkomma till om liknande behov uppstår hos andra kunder.”
Flexibilitet i implementeringen
Nortal betonade vikten av att kunna ersätta resekostnader enligt lokala regler och förordningar. I många länder definierar de lokala skattemyndigheterna hur mycket som kan ersättas skattefritt. Bezalas internationella traktaments- och kilometerersättningskalkylatorer automatiserar ersättningsberäkningarna avsevärt på koncernnivå. Data skickas till bokföring och betalning en gång i veckan, vilket säkerställer att ersättningarna når kontona inom en vecka.
För närvarande använder Nortal Bezala i 10 av 15 länder, med planer på att gradvis implementera systemet i samtliga verksamhetsländer.
”När konfigurationerna är gjorda rätt från början dirigeras utgifterna automatiskt till rätt person för godkännande.”
Kähkönen uppskattar att Bezala erbjuder ett brett utbud av funktioner och flexibilitet för att definiera inställningar som stödjer varje lands regler och processer.
Användarvänlighet i fokus
Bezala kan användas både via webbläsare och mobilapp. Kähkönen berättar att medarbetarna i första hand använder mobilappen för att lägga till utgifter.
”Mobilappen är det primära verktyget. När du öppnar appen vägleder den användaren framåt — det är nästan omöjligt att göra fel. Det har inte funnits något behov av specifik utbildning för personalen.”
Hon rekommenderar Bezala till andra IT-företag tack vare dess användarvänlighet. Prissättningen upplevs som tydlig och rättvis — månadsfakturan inkluderar endast användare som faktiskt använt Bezala under föregående månad.
När Kähkönen sammanfattar fördelarna med Bezala lyfter hon fram bättre uppföljning, snabbare betalningar och samordning av koncernens processer. Hon avslutar med en positiv kommentar:
”Jag ser det som ett gott tecken att vi hittills inte fått några klagomål från slutanvändarna.”
Det är i sig ett bevis på ett lyckat systemval.
