Operationshanteringssystem (ERP)

Hur ofta överförs utgifter till bokföringssystemet via integrationen?

Bezala kan skicka utgifter till bokföringssystemet:

• dagligen: utgifter skickas till bokföringssystemet kl. 02:00
• veckovis: utgifter skickas till bokföringssystemet kl. 02:00 den dag du väljer
• sista dagen i månaden: utgifter som registrerats föregående månad skickas till bokföringssystemet den första dagen i följande månad kl. 02:00

Du kan också skicka utgifterna direkt till bokföringen

Utgifter i kön skickas till ERP-systemet omedelbart när du klickar på huvudmenyns knappen  “Skicka till bokföring”.

Varför borde du integrera ett utgiftshanteringssystem med ett operationshanteringssystem?

När ett nystartat företag börjar verka och växa märker entreprenören att tillväxten också medför nya utmaningar.

För att övervinna dessa utmaningar implementeras olika system i syfte att effektivt stödja företagets olika processer.

Oftast implementerar företaget först ett bokföringssystem. Snart ökar antalet inkommande och utgående fakturor till en nivå som motiverar att lägga till ett dotterreskontra för leverantörs- och kundreskontra i systemet.

Gradvis ökar antalet order och olika kundspecifika projekt, vilket gör noggrann kostnadsuppföljning mer konkret.

Företaget anställer nya medarbetare, vars löner betalas genom ett lönehanteringssystem.

Dessutom följs arbetstiderna, så timmarna kan tilldelas olika kundprojekt för fakturering.

Vad blir konsekvenserna när antalet system som används i företaget ökar?

Det beror helt på om dessa system är isolerade från varandra eller om de kan kommunicera med varandra genom integrationer.

Om systemen inte är integrerade med varandra möter företaget många utmaningar.

För att ett företag ska kunna växa krävs det att personalen arbetar så effektivt som möjligt. Därför borde anställda slippa lägga tid på aktiviteter som inte ger mervärde, och därigenom undvika slöseri av tillgängliga resurser.

En anställd ska inte vara tvungen att fylla i samma information i två olika system. Den så kallade dubbelinmatningen av data är en av de mest onödiga uppgifter som kan uppstå i ett företags administrativa processer. Dubbelinmatning av data leder inte bara till slöseri av värdefull tid, utan den ökar också risken att begå fel.

Bristande integration mellan företagets system leder också till att databaserna delvis överlappar varandra. Det är svårt att hålla informationen uppdaterad i alla olika system och företagets prestation är svårt att övervaka i realtid.

Att uppdatera information och därigenom övervaka den aktuella situationen i icke-integrerade databaser kan kräva onödiga resurser och arbetstid.

Detta leder till långsammare beslutsfattande och, i värsta fall, beslut baserade på felaktig information, vilket kan få potentiellt katastrofala konsekvenser för företaget.

Utgifter 1/3

Den tredje utmaningen som uppstår vid användning av isolerade system är underhållskostnaderna.

IT-personal står i värsta fall inför en portfölj av nästan tio olika system som måste uppdateras regelbundet — detta leder till höga IT-kostnader.

Icke-integrerade system påverkar inte bara företagets interna verksamhet. Om kunder inte har tillgång till uppdaterad information — till exempel om de inte kan följa statusen på sina beställningar — och om de inte får snabba svar på sina frågor, kan konsekvensen bli kundmissnöje och de kan till och med byta till en konkurrent.

Utgifter 2/3

Därför är det avgörande att välja integrerbara verktyg och system som används för att stödja verksamhet, så att företaget kan upprätthålla sin tillväxt och undvika stagnation.

Genom integrering kan företaget alltså uppnå den optimala nivån av effektivitet som krävs för långsiktig framgång. Integrerade system hjälper företaget att agera snabbt och flexibelt som svar på förändringar och krav i den externa miljön.

Flexibilitet gör det möjligt att anpassa lösningar till kunderna, vilket ökar kundtillfredsställelsen, stärker kundrelationerna och minskar risken att förlora kunder.

Utgifter 3/3

På grund av det här har vi på Bezala haft som mål att utveckla vår tjänst så att den integreras med de mest använda ERP-systemen i Finland.

Tack vare våra kunder och deras återkoppling har vi kunnat skapa ett enkelt och praktiskt användargränssnitt, vilket tillsammans med en direkt integration med ERP-systemet gör det mycket enkelt att skapa och bearbeta transaktioner.

Samtidigt har vi tagit bort behovet för dubbeldatainmatningen helt och hållet.