Det är dags att tänka om kring hur vi hanterar utgiftsgranskning. Traditionellt granskar godkännare och revisorer varje kvitto manuellt: de kontrollerar varje utgift mot företagets policy, granskar momssatser, matchar mot korttransaktioner och kontrollerar om utgiften redan finns i systemet. Bezala hanterar nu allt detta automatiskt.
Vi har lanserat två nya AI-funktioner i Bezala:
Policy Control Agent övervakar kvitton i realtid
Policy Control Agent kontrollerar automatiskt kvitton så snart de läggs till i systemet. Den identifierar privata inköp, dricks, minibarkostnader och felaktiga utgiftskategorier, och lämnar kommentarer direkt på kvittot. Med utökade behörigheter kan agenten även göra ändringar i kvittoformuläret baserat på de instruktioner den har fått.Instruktioner för att konfigurera Policy kontroll agenten
AI identifierar inköpsland och automatiserar momshantering
När en anställd lägger till ett kvitto i Bezala identifierar AI:n automatiskt momssatsen och inköpslandet. För utländska inköp ställs momsfältet automatiskt in på antingen Purchases Abroad (EU) eller Purchases Abroad (Non-EU). Detta fungerar endast om den utgiftskategori som valts för kvittot inte har en standardmoms, så vi rekommenderar att ta bort standardmomsinställningar särskilt från utgiftskategorier som används för utländska inköp.
I fall där momsen borde vara något annat än vad som identifierades från kvittobilden – till exempel representationskostnader – rekommenderar vi att använda Policy Control Agent, som automatiskt kan korrigera momsval baserat på de instruktioner den har fått.
I kombination med momskodskodning automatiserar den automatiska identifieringen av momssats och inköpsland även tilldelningen av momskoder, vilket avsevärt minskar det manuella arbetet med momshantering.Instruktioner för momskodskodning
Vi rekommenderar att aktivera båda funktionerna. Tillsammans effektiviserar de avsevärt arbetet med Bezala för både utgiftsgranskning och momshantering. Redovisningsbyråer uppmanas också att aktivera funktionerna för sina kunder.
