Internationell tillväxt medför en utmaning: hur håller du hanteringen av resor och utlägg effektiv när ersättningspraxis varierar från land till land? Diagnostikföretaget Aidian löste detta med Bezala.
Enhetliga processer för att stödja internationell tillväxt
Aidian är ett internationellt företag specialiserat på in vitro-diagnostik (IVD) som utvecklar, tillverkar och distribuerar snabba och tillförlitliga diagnostiska lösningar för sjukvården världen över. Företaget har kontor i 13 länder, bland annat i Sverige, och använder Bezala för att hantera utläggsersättningar och reseräkningar. Användningen har gradvis utökats till olika dotterbolag efter behov, och Bezala används för närvarande i åtta av koncernens länder. Målet har varit att bygga enhetliga arbetssätt i en internationell organisation. HR Specialist Marjo Järvinen och redovisningschef Annu Kangas berättar hur Bezala har underlättat deras vardag.
Aidian investerar kontinuerligt i processutveckling, effektivitet och användning av moderna verktyg. Att bygga enhetliga och standardiserade arbetssätt samt minska manuellt arbete med hjälp av teknik är en prioritet för företaget.
”Vi strävar hela tiden efter att effektivisera processer och utnyttja moderna verktyg – inklusive AI”, säger redovisningschef Annu Kangas.
När målet var att enhetliggöra utläggsprocesserna mellan länder
Aidians historia går tillbaka till 1943, när finska Orion började tillverka mikrobiologiska odlingsmedier. Under årens lopp har företaget vuxit till en välkänd internationell aktör. Företagsnamnet har också ändrats – från Orion Diagnostica till Aidian – i samband med ett ägarbyte.
Under åren insåg Aidian – särskilt i en internationell verksamhetsmiljö – hur viktigt det är att ha enhetliga processer för resor och utlägg mellan länder. Bezala infördes första gången 2019 i de första länderna, bland annat i Sverige.
Bezala var redan i bruk i vissa länder när Järvinen började på företaget 2021. Implementeringen genomfördes i samarbete med en extern löneadministrationspartner.
Utlägg ersätts alltid enligt lokal praxis i respektive land – antingen som traktamente, som i Sverige, eller som utläggsersättning – men alla länder använder samma applikation genom vilken ansökningar skickas in, godkänns och vidarebefordras till redovisning och utbetalning.
I Polen och Slovakien hade processerna tidigare till exempel varit mycket manuella.
”Processen var väldigt manuell tidigare och stämde inte överens med hur det gjordes i andra länder”, säger Kangas.
”Ur redovisningsperspektiv innebar den manuella hanteringen och registreringen av utläggsersättningar en risk för fel, och enkla arbetsmoment tog onödigt lång tid.”
Det gamla arbetssättet märktes också i medarbetarnas vardag – som långsamhet och extraarbete.
”I Polen och Slovakien gick vi bort från manuella Excel-filer och skannade kvitton. Det har snabbat upp arbetet avsevärt”, säger Järvinen.
Aidians mål var att minska manuellt arbete, snabba upp godkännandeprocesser och underlätta vardagen för både personal och ekonomiteamet.
En lösning som är snabb att ta till sig
Sedan 2021 har Aidian utökat användningen av Bezala till bland annat Spanien, Slovakien och Polen. Under sommaren kommer Bezala att driftsättas i holdingbolaget och Tjeckien – vilket innebär totalt 10 bolag i 9 länder.
Driftsättningarna har gått smidigt och snabbt, enligt Aidian.
Nya användare får en kort utbildning där utläggsregistrering och godkännandeprocessen gås igenom. Därefter tar användarna till sig systemet snabbt.
”Bezala är mycket snabbt att lära sig. Systemet är verkligen användarvänligt och lätt att ta till sig”, säger Järvinen.
Mobilappen får särskilt beröm från användarna.
”När nya säljare börjar räcker det för vissa med en fem minuters genomgång av hur man lägger till kvitton i Bezala.”
”Säljarna är hela tiden på språng och med appen kan de registrera utlägg direkt, var de än befinner sig.”
På Aidian ses Bezalas viktigaste styrkor som användarvänlighet, automatisering och ett enhetligt arbetssätt.
”Den höga graden av automatisering – till exempel vid beräkning av milersättning, hantering av olika valutor och tillämpning av lokala reseersättningsregler – är saker som verkligen underlättar vår vardag”, säger Kangas.
Lösningen har också underlättat det dagliga arbetet ur ett redovisningsperspektiv.
Enligt HR Specialist Marjo Järvinen har Bezala minskat manuellt arbete genom att enhetliggöra processer mellan länder.
Mindre manuellt arbete, mer effektivitet
Sedan Bezala infördes har Aidian framgångsrikt enhetliggjort sina utläggsprocesser mellan länder och minskat manuellt arbete avsevärt.
”Snabbhet och en enhetlig process i nästan varje land” är de största fördelarna, enligt Järvinen.
Ekonomiteamets arbete har också blivit mer effektivt.
”Att driftsätta Bezala i Polen och Slovakien har sparat tid för redovisningsteamet, eftersom vi nu får redovisningsmaterial i samma standardiserade format som i alla andra länder”, säger Kangas.
På Aidian är kreditkorten integrerade med Bezala, vilket innebär att kortinnehavare direkt i appen kan se vilka köp som fortfarande saknar kvitton – och Bezala skickar automatiskt påminnelser. Enligt Järvinen motiverar detta användarna att lägga till kvitton snabbt och påskyndar därmed processen.
Smidigt samarbete och kontinuerlig utveckling
Aidian har upplevt samarbetet med Bezala som smidigt under hela partnerskapet. Även kundsupporten får beröm.
”Samarbetet är smidigt och vänligt. Man får alltid hjälp.”
Företaget planerar också att fortsätta utöka användningen av Bezala till nya länder efter behov.
Järvinen säger att hon varmt kan rekommendera Bezala – särskilt till organisationer som vill bygga enhetliga och lätthanterliga utläggsprocesser.
”Jag kan varmt rekommendera Bezala av de skäl som redan nämnts. I länder där traktamente inte är lokal praxis fungerar funktionen för utläggsersättning utmärkt.”
När Aidian tillfrågas om de viktigaste skälen att använda Bezala är svaren tydliga:
”Användarvänlighet, en standardiserad process i alla bolag och en fullständig revisionsspår”, sammanfattar Kangas.
Bezala i en mening
När man ombeds sammanfatta Bezala i en enda mening kommer svaret snabbt:
”Bezala är ett modernt, snabbt och användarvänligt system för hantering av resor och utlägg.” — Marjo Järvinen, Aidian
Läs mer om Bezala:
