Bezala gör det enklare att hantera kreditkortsfakturor, till exempel genom att påminna dig om saknade kvitton och genom att förenkla betalningsprocesserna. Bezalas fördelar är unika tack vare den direkta integrationen med olika kreditkortsföretag och bokföringsprogram. Vi kan företagskort, vi kan redovisning och vi vill hjälpa dig att utveckla processerna relaterade till dessa.
De mest populära företagskorten som redan arbetar med Bezala:
Det bör vara lätt att leverera kvitton.
Förenkla processen för betalning och inlämning av kvitton med Bezala.
Kompromissa inte: Skaffa ett komplett program för hantering av utgifter som fungerar perfekt oavsett om du arbetar ensam eller med mer än 20 000 kollegor. Utnyttja Bezala med det företagskort som bäst passar ditt företags behov. Med Bezala kan du:
- Enkelt lägga till kvitton genom att ta en bild, ladda ner en kvittobild från telefonens minne eller skicka ett kvitto via e-post
- Automatisera kvitton och e-kvitton för löpande prenumerationer (subscriptions)
- Spåra alla kortköp och tillhörande kvitton för ditt företag
- Automatisera avräkningen av kvitton och överföringen av avräknade kvitton till bokföringen
- Bezala påminner användaren om kvitton som saknas
De fyra vanligaste typerna av företagskort:
Betalkort - företagets eller den anställdes betalningsansvar
Betalkortet kräver att den ackumulerade fakturan betalas i sin helhet varje månad.
Företaget kan välja vem fakturan skall skickas till: företaget eller den anställde. Om fakturan skickas till den anställde bör man se till att kostnaderna ersätts innan fakturan kommer, annars måste den anställde tillfälligt finansiera företagets kostnader.
Fördelar: den anställde kan använda denna typ av kort för personliga utgifter, dessa utgifter ersätts helt enkelt inte.
Nackdelar: Den anställde är ansvarig för fakturan och bär därför den största risken. Om den anställde inte kan betala räkningen under inkasseringsprocessen träder företagets garanti in. Men om företaget går i konkurs försvinner garantin och den anställde blir ansvarig för att betala räkningen, även om den består av kostnader som är förknippade med verksamheten. Löneförsäkringen hjälper ibland till att ersätta arbetstagarens förluster, men inte i alla fall.
Kreditlimit: vanligtvis 2 000-10 000 €, 14-30 dagar
Bankernas affärsmodell: förmedlingsavgifter (Interchange Fees) och påminnelseavgifter
Tid till driftsättning: 1-2 veckor
Företagskreditkort - företagets betalningsansvar
Med ett kreditkort får ett företag en kreditgräns och kan välja att minska fakturan med ett minimibelopp och betala ränta på den återstående krediten.
Fördelar: Den anställde behöver inte betala för användningen av kreditkortet och är inte ytterst ansvarig för dess användning.
Nackdelar: Det kan vara svårt att motivera anställda att skicka in kvitton i tid, och denna typ av kort är ofta den största huvudvärken för redovisningskonsulter.
Missbruk kan också vara svårt att hantera. Kortmissbruk (t.ex. personliga inköp) kan dras av från den anställdes aktuella lön. Men vad händer om den anställde har lämnat företaget? Den anställde kan återbetala missbruket om han eller hon blir ombedd, men vad händer om han eller hon vägrar? Detta kan polisanmälas eller kostnaderna kan återkrävas, men om det belopp som missbrukats är litet är sådana åtgärder i många fall inte värda besväret och kommer inte att leda till önskat resultat. I de flesta fall kommer företaget att bokföra de missbrukade medlen direkt som förluster i resultaträkningen.
Kreditlimit: 0-obegränsad, obegränsad betalningsperiod
Bankernas affärsmodell: förmedlingsavgifter (Interchange Fees), räntekostnader och påminnelseavgifter. Dessa är de mest lönsamma företagskreditkorten för bankerna.
Tid till driftsättning: mindre än en vecka
Prepaid kort
Ett prepaid kort kräver att ett företag laddar ett saldo på kortet innan det kan användas.
Fördelar: lätt att få, behöver inte berätta om ditt företags kredithistorik.
Nackdelar: Om kortets saldo inte täcker betalningen kommer betalningen inte att genomföras. Detta kan vara mycket skadligt om systemen är beroende av kortet.
Kreditlimit: -
Bankernas affärsmodell: förmedlingsavgifter (Interchange Fees) och påminnelseavgifter
Tid till driftsättning: mindre än en vecka
Debit kort
De flesta banker utfärdar ett betalkort som standard när ett företag öppnar ett bankkonto.
Fördelar: mycket lätt att få.
Nackdelar: Dessa kort skapar en hel del oönskade manuella uppgifter för revisorer när transaktioner förs in i företagsredovisningen en efter en.
Kreditlimit: -
Bankernas affärsmodell: procentuella överföringspriser
Tid till driftsättning: mindre än en vecka
Vem bör få ett företagskreditkort? Beror på företagets kreditkorts-policy.
De flesta anställda vill använda ett företagskreditkort. Men om du frågar ekonomiteamet om de skulle vilja dela ut företagskort till alla, blir svaret förmodligen nej. De flesta företag som ger ut kreditkort till sina anställda har ofta svårt att få medarbetarna att skicka in kvitton i tid.
Vissa företag har en 30-dagarsregel: om ett kvitto inte lämnas in inom 30 dagar dras kortköpen av från din lön. Andra företag blundar för det stora antalet saknade kvitton på avräkningskontot och hoppas att revisorerna ska ignorera det. Vi rekommenderar därför att alla företag får ordning på sina kreditkortsrutiner innan kreditkorten ens beställs. Här följer en kort introduktion till de olika kreditkortsreglerna:
- Strikt praxis: Ingen får ett kort. Anställda måste själva betala för företagets inköp och skicka in en begäran om ersättning.
- Några få lyckosamma: Endast ett fåtal anställda får kreditkort (som betalas av företaget), och företaget försöker betala för de flesta inköp som görs med dessa kort.
- 100% kreditpolicy: Alla som vill ha ett företagskort får det.
- Optimal kombination: Vi rekommenderar att anställda med minst ett utlägg per månad skaffar ett kreditkort för företagets räkning. Företagskortet bör dock ha en tidsfrist för att skicka in kvitton, varefter alla oskickade kvitton kommer att faktureras den anställde. På så sätt kan företaget utfärda kreditkort till dem som behöver det och automatisera sin bokföring samtidigt som man ser till att alla kvitton skickas in.
Automatisera företagskortskvitton med Bezala.
Vi tittade på de kvitton som skickas till Bezala och noterade att de kvitton som läggs till i programmet är uppdelade i tre huvudtyper. Här är tips för att automatisera dessa kvitton i Bezala:
| Typ av kvitto | Hur man automatiserar |
| 41,1% av kvittona har en momssats och lokal valuta | Dessa är sannolikt inhemska utgifter som berättigar till momsavdrag. Dessa leverantörer kan ha ett avtal med en eKvitto-leverantör -> Bezala kommer att samla in kvittot direkt från dem. |
| 12% av papperskvittona är i utländsk valuta | Bezalas kvittoskanner läser av kvittot och fyller automatiskt i pris, valuta och datum. När kreditkortsföretaget får rätt valutaomräkningskurs uppdaterar Bezala kvittot så att växelkursen blir exakt densamma som vid den faktiska transaktionen. Dessutom kan dessa kvitton skickas till företag som återkräver moms. |
| 14,5% av kvittona skickas till Bezala via e-post | Bezala är exceptionellt bra på att automatisera e-postbilagor. Allt du behöver göra är att vidarebefordra ett e-postmeddelande till Bezala och ett verifikat genereras automatiskt baserat på e-postmeddelandet och bilagorna. I de flesta fall läses pris och datum automatiskt och e-postkvittot bifogas till rätt kreditkortstransaktion. Har du löpande prenumerationer? Bezalas automatisering av löpande abonnemang kopierar kvittobilden från det senaste kvittot på abonnemanget. Om automatiseringen av löpande abonnemang är aktiverad och godkännandet är automatiserat är hela processen 100% automatiserad och kräver ingen åtgärd från användaren (undantag: inrikesavgifter kräver att användaren lägger till ett kvitto, eftersom återbetalning av moms kräver en unik kvittobild). |
Använder du redan Bezala och vill dra nytta av kreditkortsegenskaperna?
Kolla in priserna för kreditkortsfunktioner på sidan Priser och kontakta oss.
Förenkla redovisningsprocessen med Bezala.
Revisorer ansvarar för att ta reda på hur varje euro i företaget har använts och varför. De flesta företag måste redovisa sin månatliga resultaträkning två veckor efter månadens slut. Med andra ord måste kvitton finnas i bokföringen inom två veckor efter månadens slut.
Hur fungerar Bezalas påminnelsefunktion för saknade kvitton?
1. Importera din kreditkortsräkning till Bezala
Kreditkortstransaktioner importeras automatiskt till Bezala via integrationerna. Fakturaraderna visas i applikationen i specificerad form.
2. Bezala kontrollerar vilka kreditkortstransaktioner som saknar kvitto
De kvitton som anges i Bezala fördelas automatiskt till kreditkortstransaktioner som använder denna information:
- datum
- valuta
- belopp
3. För saknade kvitton från fakturan skickas påminnelsemeddelanden till användaren
Ett e-postmeddelande som skickas på måndag morgon kommer att informera användaren om kreditkortstransaktioner för vilka kvitton saknas. Påminnelsemeddelandena kommer att minska antalet förlorade kvitton, vilket innebär att företaget kommer att ha mer moms att dra av.
Dessa tips hjälper dig att bättre anpassa dina kvitton:
- se till att den person som registrerar kvittot är användaren av kreditkortet i fråga
- kontrollera att betalningsmetoden på kvittot är ett kreditkort
- ange på kvittoformuläret det datum som syns på kvittot
- om kvittot är i utländsk valuta, välj rätt valuta och ange beloppet i utländsk valuta
- om du har gjort ett kreditkortsköp men fått flera kvitton för detta köp ska du ange dessa kvitton på en kvittoblankett (bifoga alla kvitton och ange kvittobeloppen på separata utgiftsrader).
- om påminnelsemeddelandet innehåller en eller flera "Avgifter för kontantuttag", fyll i ett kvittoformulär per kontantutta
Om felaktig information har lagts till i kvittoformuläret och automatisk sammanslagning inte är möjlig, kan de tillagda kvittona slås samman med kreditkortstransaktioner manuellt från Bezalas sida Kreditkortsfakturor. Vi rekommenderar att ditt företags Bezala-revisor eller bokförare slår samman eventuella ej hopslagna kvitton så att medarbetarna inte påminns om kvitton som redan har lagts till.
Använd Bezala med ditt nuvarande bokföringsprogram.
Det ska vara enkelt att registrera kreditkortstransaktioner i bokföringen. Vi har färdiga integrationer med de flesta redovisnings-, ERP- och HR-system.
Över 2000 kundorganisationer:
Bezalas lösningar för hantering av kreditkort lämpar sig för företag och föreningar i alla storlekar och branscher.
Sammanfattningsvis: använd Bezala med ditt företagskort:
För att få dina kvitton i tid
- Enkelt att samla in kvitton och koppla dem till kreditkortstransaktioner
- Automatisk debitering av alla inköp
- Meddelanden till din telefon när ditt kort används (i framtiden)
För att se vart ditt företags pengar går
- Spåra förhandsredovisade transaktioner som är kopplade till rätt kvitton
- Integrera och synkronisera Bezala med ditt redovisningssystem
- Bläddra bland utgifter efter användare, dimension och utgiftstyp
