Ibruktagande

Det är väldigt enkelt för företaget att ta ibruk Bezala. Det viktigaste arbetet görs redan innan du börjar använda tjänsten: inställningarna anpassas enligt era behov.

Hur är en fungerande reseräkningsprocess för just er? Vill ni att användaren själv väljer kvittots kostnadsslag? Skall alla kostnadsställen och alla kunder synas i Bezala och vem skall se vilka kunder? Och godkännandeprocesserna: vem godkänner vems händelser i Bezala? Vi har hittills hjälpt hundratals företag att hitta den bästa möjliga reseräkningsprocessen – vi hjälper också gärna er!

När vi har kartlagt era behov kan vi starta upp ert företags Bezala-omgivning inom bara några minuter.

Alla inställningar som anges nedan kan ändras i vår webbläsarversion eller genom vårt gränssnitt. 

Bezala integreras med ert bokföringssystem

Det första du behöver göra när du loggar in till Bezala är att välja det bokföringssystem ni använder. Efter detta kan du integrera vår tjänst med ert bokföringssystem via företagsinställningarna i Bezala.

Standardinställningarna kontrolleras

I företagsinställningarna kan du själv ändra följande information:

• företagets IBAN och BIC (ersättningarna betalas från detta IBAN-konto)
• er bokförares e-postadress (till denna adress skickas ett meddelande, när ersättningar skall betalas)
• förvald godkännare för företaget
• när godkända händelser skall skickas till bokföringen
• företagets faktureringsadress (endast företag som integrerats med Bezala genom en e-faktureringsadress)
• om dagtraktamentes- och kilometerersättningsformulär skall synas åt användarna

Genom att ta kontakt med Bezalas support kan du ändra följande inställningar:

• låsa Moms-fältet till 0% (om ert företag inte är momsskyldiga)
• vilka dagtraktamentes- och kilometerersättningsräknare ert företag använder

Ändra drop-down menyer enligt era behov

Alternativen för drop-down menyerna är betalningssätt, kostnadsslag samt kostnadsställe/-ställen/projekt.

Ändra inställningar för betalningssätt och kostnadsslag:

• Vi har färdigt importerat några vanliga konton, som du kan redigera eller ta bort.
• När du lägger till nya konton, kom ihåg att kontrollera att kontonumret är det samma i både Bezala och i bokföringssystemet.

Ändra inställningar för kostnadsställen/projekt:

• Du kan importera kostnadsställen rakt från ert bokföringsprogram genom att trycka på ”hämta kostnadsställen”.
• Du kan även göra kunder till kostnadsställen (om du inte vill att denna information skall föras till bokföringen, vänligen kontakta Bezalas support).
• Kostnadsställena ordnas i drop-down menyerna enligt rubrikerna

Importera användare till Bezala!

När du importerar användare ange följande uppgifter:

• Namn
• E-postadress
• IBAN och BIC
• Förvalt betalningssätt
• Förvalda kostnadsställen
• Godkännandeprocess

Vi rekommenderar att man för en person som använder företagets kreditkort anger detta kreditkort som förvalt betalningssätt.

Rätt till kostnadsslag och kostnadsställen

Betalningssätt, kostnadsslag och kostnadsställen kan begränsas så att endast några utvalda användare har rätt att se dem.

• Om du inte vill att alla användare skall se alla kostnadsställen kan du göra dem synliga åt endast några utvalda användare.
• Om ni använder företagskreditkort kan du spara dem som betalningssätt i Bezala. Begränsa då dessa betalningssätt åt bara de användare som använder kreditkortet i fråga.
• Om användaren bara ser ett betalningssätt och/eller kostnadsslag, sparas dessa automatiskt till användarens kvitton och menyerna göms för denna användare.