Bokföringssystem

Med hjälp av bokföringssystemens gränssnitt kan vi automatisera arbetsuppgifter relaterade till reseräkningarna, vilket sparar tid för andra uppgifter.

Bokföringsintegrationer

Bezala är bland annat integrerat med följande system:

• Netvisor
• Procountor
• Netsuite

Hur ofta flyttas reseräkningarna till bokföringen?

Bezala kan skicka reseräkningarna till bokföringen:

• dagligen: reseräkningarna skickas till bokföringen kl. 02:00
• veckovis: reseräkningarna skickas till bokföringen kl. 02:00 den dag du önskar
• den sista dagen i månaden: alla reseräkningar som matats in den gångna månaden skickas till bokföringen den första dagen i månaden kl. 02:00

Du kan också skicka alla på en gång

De reseräkningar som inte blivit skickade skickas till bokföringen genast när du trycker på ”skicka till bokföringen” i huvudmenyn.

Varför integrera reseräkningssystemet med bokföringssystemet?

När ett nytt företag börjar sin verksamhet och tillväxt märker företagaren snabbt att tillväxten även för med sig vissa utmaningar.

För att enklare klara dessa utmaningar lönar det sig att ta i bruk olika system som stöd för företagets olika processer.

Oftast tar företaget först i bruk ett bokföringssystem. Efter en tid ökar antalet skickade och mottagna fakturor så pass mycket att man behöver sätta till reskontra i systemet. Så småningom växer även antalet beställningar och olika kundspecifika projekt, vilket konkretiserar uppföljningen av de olika utgifterna. Företaget rekryterar kanske nya medarbetare, vars löner betalas via ett lönehanteringssystem. Dessutom följer man upp fördelningen av arbetstimmar, för att kunna fakturera för olika kundprojekt. Vad är då följderna när antalet system i företaget ökar? Det beror helt på i fall de olika systemen används var för sig eller om de kan synkroniseras genom integration.

Om systemen inte är integrerade med varandra har företaget en del utmaningar framför sig

För att företaget skall kunna växa krävs optimal effektivitet av personalen. De anställda skall inte behöva använda tid till aktiviteter som inte tillför värde. För att man till exempel samtidigt skall kunna göra intern uppföljning och fördela arbetstiden till olika kundprojekt, skall den anställda inte behöva fylla i samma information i två olika system. Denna s.k. dubbelifyllning leder inte enbart till att värdefull tid slösas – det ökar också risken för fel.

Att företaget inte har integrerat sina system leder också till det problemet att databaserna delvis är på varandra. Det betyder att det är svårt att hålla uppgifter uppdaterade och det blir svårt att följa med företagets prestation i realtid. För att kunna uppdatera uppgifter och följa med läget genom databaser som inte är integrerade, krävs onödigt mycket tid och resurser. Det här leder till att beslutsfattandet blir långsammare och besluten i värsta fall grundas på fel information, vilket kan få ödesdigra konsekvenser för företaget.

Kostnader

En tredje utmaning, som orsakas när man använder system som inte är integrerade, är kostnaderna för underhållet. IT-personalen har i värsta fall närmare tio olika system att uppdatera regelbundet – detta leder till höga IT-kostnader.

Det är inte heller bara företagets interna verksamhet som lider av system som inte är integrerade. Om kunden inte har tillgång till uppdaterad information och de till exempel inte kan följa med i vilket skede deras beställning är eller få svar på sina frågor i god tid, kan det leda till missnöje. 

För att upprätthålla tillväxt och undvika stagnation är det därför otroligt viktigt för företaget att de verktyg och system som tas i bruk för att stöda företagets verksamhet kan integreras med varandra. På det här sättet har företaget möjlighet att nå optimal effektivitet, vilket krävs för att nå framgång på lång sikt. Dessutom ger ett integrerat verktyg möjligheten att agera snabbt och flexibelt i en värld som ständigt är i förändring. Flexibilitet gör att man kan skräddarsy lösningar åt kunder, vilket i sin tur ökar kundnöjdheten, stärker kundrelationer och minskar risken att förlora kunder.

På basen av dessa faktorer har vi på Bezala velat utveckla vår tjänst så att den integrerar med de mest använda bokföringssystemen i Finland.

Med hjälp av våra kunder och den respons vi fått av dem, har vi kunnat skapa ett enkelt och smidigt användargränssnitt som tillsammans med det integrerade bokföringssystemet gör det väldigt enkelt att skapa och hantera transaktioner. Samtidigt kan man helt undvika att dubbelt fylla i uppgifter i olika system.